Як підвищити продуктивність

А як…?  » Корисне »  Як підвищити продуктивність
0 Коментарів

 

Говорять, що у геніїв в добі 36 годин, адже вони устигають значно більше, чим звичайні люди за 24 години. Є два способи збільшити продуктивність – або збільшити кількість годин, або працювати розумніше. Бути продуктивнішим на роботі – це не такий рідкісний талант і незбагненне мистецтво як ракетобудування, але це вимагає більше усвідомленого тайм-менеджмента. Треба пройти через декілька простих, але ефективних стратегій підвищення продуктивності праці.

Планувати наперед

Ми усі знаємо, що таке стрес, який може виникнути із-за напруженого робочого тижня. Особливо, коли людина лежить на ліжку в неділю увечері, думаючи про усе, що у повинно статися наступного тижня.
Проте, якби людина планувала заздалегідь, будь то щодня, щотижня або щомісячно – він би відчував більше контролю над своїм повсякденним життям. Планування на майбутнє має багато переваг, оскільки людина витрачатиме менше часу на занепокоєння про те, що станеться. Це пов’язано з тим, що при створенні ефективного плану можна залишатися підзвітним.
Якщо у людини немає ясності відносно того, що йому треба зробити за станом на сьогоднішній день, він, ймовірно, відчує себе зайнятим, але не продуктивним. Варто почати планувати свої дні заздалегідь, навіть напередодні увечері, і можна буде побачити, як вдається не лише зробити більше за менший час, але і випробувати легший потік до життя, повної корисної роботи, яка підвищує цінність життя.

Поставити реалістичні цілі

Багато хто з нас проходить через життя і свою кар’єру з метою або завданнями. Постановка цілей полягає не лише в тому, щоб встановити загальний напрям життя. У 1980 році дослідники з Університету Меріленд зробили найбільше дослідження, коли-небудь проведене відносно зв’язку між постановкою цілей і продуктивністю.
Результати з точки зору постановки цілей були видатними, і далі в роботі говориться: “Основними механізмами, за допомогою яких цілі впливають на ефективність, є напрям уваги, мобілізація зусиль, підвищення наполегливості і мотивація розробки стратегії”. З цього можна дізнатися, що, встановлюючи цілі і працюючи над їх досягненням в ранньому віці, наше життя буде кориснішим для інших і істотнішим, ніколи не пізно почати.
Маючи це на увазі, кращий спосіб поставити цілі – це використати концепцію SMART, яка має декілька варіацій :
– S – специфічний, значний.
– M – вимірний, значимий.
– A – погоджений, досяжний, прийнятний, орієнтований на дії.
– R – реалістичний, актуальний, розумний, корисний, орієнтований на результат.
– T – тимчасовий, своєчасний, відчутний, відстежуваний.
Усі цілі завжди мають бути:
– Чітко визначені – тому замість того, щоб сформулювати тезу як “отримати нову навичку на роботі”, слід сказати таким чином “навчитися проводити ділову зустріч онлайн”.
– Реалістичними. Ставити собі цілі, які досяжні за допомогою ресурсів, доступних прямо зараз, а не “колись в майбутньому”.
– Складними. Якщо мета, яку людина ставить перед собою, легко досягти, це не мета. Це невелике завдання. Людина повинна розглядати мету як виклик, для досягнення якого потрібно час і зусилля. Варто розпочати з постановки мети, яка може здатися трохи вище за те, на що людина здатна, і таким чином він зможе зробити більше, ніж вважає.
– Значимими. Цілі або завдання, які людина ставить перед собою, повинні дати почуття боротьби за ласий шматочок.
Постановка цілей допомагає підвищити продуктивність, оскільки людина піклуватиметься про їх досягнення і, отже, буде зосередженим і послідовним у своїй роботі.

Відстежувати і обмежувати, скільки часу витрачається на завдання

Людина може подумати, що досить добре вимірює, скільки часу він витрачає на різні завдання. Проте деякі дослідження показують, що тільки близько 17 відсотків людей можуть точно оцінити плин часу. Такий інструмент, як Rescue Time, здатний допомогти, точно повідомивши людину, скільки часу він витрачає на повсякденні завдання, включаючи соціальні мережі, електронну пошту, текстовий процесор і додатки.

Робити регулярні перерви

Звучить нелогічно, але заплановані перерви насправді можуть допомогти поліпшити концентрацію. Деякі дослідження показали, що короткі перерви під час тривалих завдань допомагають підтримувати постійний рівень продуктивності, робота над завданням без перерв призводить до постійного зниження продуктивності. Але тут важливо чітко дотримуватися конкретного правила, вибрати, скільки часу для відпочинку є оптимальним варіантом. Наприклад, деяким треба уриватися раз в тридцять хвилин, іншим – раз на годину.
Встановити терміни (які будуть визначені самостійно)
Хоча ми зазвичай думаємо про стрес як про погану річ, керований рівень самонавязанного стресу насправді може бути корисний з точки зору зосередження уваги і допомоги в досягненні цілей.
Для відкритих завдань або проектів варто спробувати встановити собі крайній термін, а потім дотримуватися його. Людина може бути здивована, дізнавшись, наскільки зосередженим і продуктивним може бути, коли дивиться на годинник.
Також рекомендується призначати свій дедлайн раніше офіційного. Наприклад, якщо здача проекту запланована на 10 липня, то закінчити його восьмого або дев’ятого. Так буде час, щоб ще раз тверезо поглянути на те, що відбувається, відтворити повторну оцінку своїх успіхів, сформувати картину сприйняття проекту замовником.

Дотримуватися правила двох хвилин

Підприємець Стів Оленски рекомендує впровадити правило двох хвилин, щоб максимально використати невеликі “вікна” часу, які у є на роботі. Ідея така: якщо людина бачить завдання або дію, яка може бути виконана за дві хвилини або менше, варто зробити це негайно.
За словами Оленски, виконання завдання відразу насправді займає менше часу, ніж необхідність повернутися до неї пізніше. Реалізація цього зробила його одним з найвпливовіших контент-стратегов в Інтернеті.
До того ж, людина, яка не виконає завдання за дві хвилини, буде ще потім довго думати про цю “секундну” справу. І тим самим витрачати свій часовий ресурс роздумуючи про те, що одного разу він його одного разу таки виконає.

Сказати “ні” зустрічам

Йдеться не про каву-брейк із співробітниками і колегами, і не про брейншторминге. За даними Atlassian, середній офісний працівник щомісячно проводить більше 31 години на непродуктивних зустрічах. Перш ніж організовувати наступну зустріч, варто запитати себе, чи можна досягти тих же цілей або завдань по електронній пошті, телефону або веб-зустрічі (що може бути трохи більше продуктивним).
Таким чином можна заощадити час на переміщенні по місту, на пробках, на організаційних процесах і на інших складових, які просто витрачають час. Більше того, було доведено, що 80% людей під час карантину змогли спокійно працювати в режимі онлайн.

Припинити багатозадачність

Хоча ми схильні думати про здатність до багатозадачності як про важливу навичку підвищення ефективності, насправді вірно зворотне. Психологи виявили, що спроба виконати декілька завдань одночасно може привести до втрати часу і продуктивності. Замість цього варто узяти звичку виконувати одне завдання, перш ніж перейти до наступного проекту.
Як правило, ті люди, які знаходяться “завжди і скрізь” не устигають абсолютно нічого. Вони намагаються проявляти активність, але ніде не досягають максимальної результативності і продуктивності у своїх діях.
Скористатися перевагами поїздок на роботу і назад
Замість того щоб сидіти в соціальних мережах, використати Facebook, варто задіяти цей час, щоб сформувати декілька електронних листів, створити свій щоденний список справ або провести мозковий штурм.
Також можна включити аудіокнигу, написати вітальне повідомлення друга і так далі. Це відмінна оптимізація вільного часу з метою отримання вигоди. Адже у великих мегаполісах дорога в день, в середньому, може займати близько трьох годин. І украй безглуздо втрачати такий великий шматок часу.

Відмовитися від ілюзії досконалості

Реальність така, що ніщо ніколи не ідеальне. Замість того, щоб витрачати час на гонитву за цією ілюзією, варто витягнути своє завдання в міру своїх можливостей і рухатися далі. Краще виконати завдання і делегувати воно, при необхідності завжди можна повернутися і відрегулювати або поліпшити її пізніше.
Головне – не піддаватися бажанню здійснити усе максимально точно і ідеально, оскільки це неможливо. Більшість професій не пов’язана з фізикою і математикою, де є конкретна формула, по якій треба вирішувати задачу. Немає конкретних параметрів, згідно з якими можна оцінювати результативність.
Погляди замовника і виконавця не завжди можуть співпадати, але це не привід для смутку, швидше – це можливість упізнати погляд іншої людини стосовно питання і наступного разу виконати трохи інакше, але при цьому не заганяючи себе в жорсткі рамки.

Робити перерви на фізичні вправи

Згідно з дослідженням, опублікованим в Журналі медицини праці і довкілля, використання робочого часу для фізичних вправ може фактично допомогти підвищити продуктивність. По можливості рекомендується інтегрувати у встановлений графік протягом тижня час для прогулянки або відвідування тренажерного залу. Це може бути саме тим, що необхідно, щоб очистити голову і повернути увагу.

Відключити повідомлення

У робочий час варто відключити повідомлення і замість цього вбудувати у свій графік час для перевірки електронної пошти і повідомлень. Усе це частина проактивности. Також цікавим є той факт, що коли людина зайнята вирішенням одного питання, і при цьому знаходиться тут і зараз, він не думає про щось інше, тобто автоматично стає щасливим.
Спілкуючись з близькою людиною, не можна думати про прийдешній брифінг. А сидячи в офісі, не варто думати про те, як людина гратиме у бир-понг в суботу. Адже сенс щастя полягає в тому, щоб знаходитися тут і зараз. Приділяти час тому, що треба. Відповідно, не можна відволікатися на повідомлення, які навіть не завжди, як підказує практика, несуть прикладну користь. Іноді навіть спам-розсилка може відвернути і змусити людину загубитися у своїх думках.
Щоб оптимізувати рівень продуктивності, людині в комплексі треба позбавитися від усіх речей, які крадуть час. Для багатьох з нас це можуть бути електронні листи, повідомлення по телефону або соціальні мережі. Ми усі настільки залежні від того, що постійно знаходимося в мережі, телефони тримаємо в руках і дивимося на щось, що по факту, не грає ніякої ролі. Ми дивимося в телефон, і не розуміємо, що витрачаємо годинник на годинник продуктивного часу.
Поки людина на роботі, колегам також дуже легко відволіктися. Один хоче випити каву, а інший просто “заскочив в чат” і робить розсилку анекдотів, поки інший намагається включити голову і виконати свої завдання. Усі ці перерви призводять до зміни структури роботи і зниження продуктивності. Так що ж можна зробити, щоб зупинити ці відволікаючі чинники? Ну, наприклад, навчитися працювати розумніше, а не старанніше, і почати встановлювати межі.
Це може включати:
– Установка “робочого часу”, щоб люди знали, коли людина доступна і недоступна.
– Відключити телефонні повідомлення.
– Встановити час для перевірки соціальних мереж і електронної пошти, щоб не робити цього під час роботи над чимось.
– Використати такі інструменти, як функції планування і режиму роботи BlockSite, щоб працювати і успішно реалізовувати заплановані перерви, з метою отримання максимальної віддачі від свого дня і мінімізувати відволікаючі чинники.
– Блокувати веб-сайти, які крадуть увагу і, отже, знижують вашу продуктивність.
Мінімізуючи відволікаючі чинники, людина помітить, як швидко його продуктивність збільшиться. Немає кращого почуття, ніж це почуття повної задоволеності у кінці довгого робочого дня.

Працювати з 90-хвилинними інтервалами

Дослідники з Університету штату Флоріда виявили, що відомі особи (спортсмени, шахісти, музиканти і т. д.), які працюють з інтервалом не більше 90 хвилин, продуктивніші, ніж ті, хто працює 90 хвилин з гаком. Вони також виявили, що найбільш ефективні люди, як правило, працюють не більше 4, 5 годин в день. Звучить непогано, особливо якщо враховувати той факт, що це дійсно реально.

Облаштувати навкруги затишок і комфорт

Це може здатися маловірогідним, але деякі дослідження показують, що оснащення офісу естетично приємними елементами, такими як рослини, може підвищити продуктивність до 15 відсотків. Варто оживити свій офісний простір картинками, свічками, кольорами або чим-небудь ще, що викликає посмішку на обличчі. Інші ідеї по збільшенню коефіцієнта щастя можна подивитися на Пинтересте.
До усього іншого, задіяти можна аромадиффузоры, стенди, фотографії з близькими людьми, солодощі, горішки і усе, що створює враження затишку.

Мінімізувати перерви (в міру своїх можливостей)

Короткі перерви, схоже, призводять до зміни робочого шаблону і відповідного зниження продуктивності. Мінімізація перерв може означати встановлення робочого часу, де прописана кожна перерва і його тривалість. Важливо не “перегнути палицю” з часом для роботи і відпочинку. У боротьбі за продуктивність “ну ще п’ять хвилиночок на каві” може погано закінчитися.
Якщо людина відчуває необхідність підвищити продуктивність на роботі, варто чинити опір спокусі. Спершу треба поставити час на паузу і подумати про те, як можна працювати грамотнее, а не старанніше. Щоб не почувати себе як білка в колесі, але при цьому мати можливість похвалитися максимальною продуктивністю.